智慧合同管理激活物企降本增效“大動脈”
發(fā)布日期:2022/6/7 8:43:13 | 瀏覽次數(shù):12290 來源:葉梓鋒/特發(fā)服務東莞分公司新冠疫情對于全球經(jīng)濟運行產生深遠影響，在此期間，數(shù)字科技、平臺經(jīng)濟、互聯(lián)網(wǎng)+、智慧產業(yè)等概念滲透到各行各業(yè)，不斷刷新商企智能化轉型升級進程。對于以服務為核心的物業(yè)管理來說，智能化升級對提高用戶滿意度極其重要，關乎企業(yè)核心競爭力。
一、物業(yè)智能化是必然趨勢
物業(yè)管理屬于勞動密集型行業(yè)，據(jù)調查，物業(yè)500強企業(yè)平均人力成本占比超總支出50%。通過智能化升級達到降本增效目的，是物業(yè)發(fā)展一大趨勢。
隨著物業(yè)經(jīng)營管理邊界逐漸模糊，從傳統(tǒng)的“網(wǎng)格服務+資產租賃”為主，迅速延展到社區(qū)電商、到家服務、社區(qū)養(yǎng)車、社區(qū)養(yǎng)老等多業(yè)態(tài)增值服務經(jīng)營。另一方面，物業(yè)經(jīng)營模式不再一味強調自營，聯(lián)營+外包+自營等合作方式組合運用已成常態(tài)。管理復雜性也增加，涉及供應商管理、人員管理、財務管理等內容。因此，物業(yè)智能化轉型，必須考慮各業(yè)務板塊協(xié)同的有效性。
數(shù)據(jù)和信息資源的指數(shù)級激增，使得企業(yè)管理面臨著巨大挑戰(zhàn)和外部壓力。而合同管理作為企業(yè)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)、防范法律風險的關鍵切入點，亟需突破傳統(tǒng)管理模式壁壘，向精細化、智能化、數(shù)字化邁進，才能為企業(yè)智能化轉型升級提供有力支撐。
二、智慧合同管理提升物企降本增效能力
在業(yè)務、財稅、人員等板塊都實現(xiàn)智能化升級的同時，也造成一個個數(shù)據(jù)孤島。合同作為商業(yè)活動載體，是打通數(shù)據(jù)孤島的“大動脈”，從合同側實現(xiàn)端對端拉通，將業(yè)務、財務、合規(guī)風控、人事等板塊有效鏈接，實現(xiàn)業(yè)財法一體智能化升級，不僅能極大提高運營效率，同時可有效防范企業(yè)風險，助力企業(yè)合規(guī)發(fā)展。
我國大中型企業(yè)合同管理工作經(jīng)歷了以下三個主要發(fā)展階段：第一階段，合同管理意識萌芽。部分企業(yè)開始通過單機版合同管理軟件解決合同審核問題，但在履約執(zhí)行等環(huán)節(jié)仍存在監(jiān)管空白。
第二階段，數(shù)字化帶來效率提升。大部分企業(yè)通過業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)對合同的過程化管理。合同管理由此迎來全面覆蓋、協(xié)同管控新挑戰(zhàn)。
第三階段，智能化驅動模式創(chuàng)新。從合同數(shù)據(jù)中進一步挖掘經(jīng)營價值、賦能業(yè)務發(fā)展、輔助管理決策，也已經(jīng)成為數(shù)字時代下大中型企業(yè)對合同管理模式創(chuàng)新的核心訴求。
三、物企智慧合同管理面臨新挑戰(zhàn)
合同近年來已跟隨企業(yè)的智能化發(fā)展步伐，率先涌入轉型升級浪潮。
智慧合同管理中存在的問題，主要表現(xiàn)在運維工作未引起足夠重視。在合同管理信息系統(tǒng)上線后，IT人員要對系統(tǒng)進行維護，面臨較大的挑戰(zhàn)是維護人員較少，但業(yè)務量巨大，解決問題需要周期較長，無法快速對問題進行深入分析，在一定程度上限制智慧合同管理有效實施。
四、智慧合同管理搭建要點分析
完善合同管理制度。合同管理制度要與整個企業(yè)的管理制度相匹配，加強標準化管理，合同錄入、上傳、審批都要留下印記。不同種類合同要做好分類歸檔，管理權力要分散。提高企業(yè)整體信息保密能力。
建立合同管理標準。要特別注意合同錄入過程中的規(guī)范性，對上傳文件做好智能化處理，避免合同審批流程復雜化，做好信息記錄。
應用智能化邏輯處理技術。首先要明確信息輸入后的整體流程，其次是針對流程期間的整體運行過程加強邏輯性處理。對于合同的幾個周期階段，要做好調動工作相互連接，相互制約，反映出合同管理流程中的各個邏輯關系，通過流程整體明細以及活動中的過程對時間節(jié)點進行有效調節(jié)。
建立優(yōu)秀的合同管理隊伍。要對合同管理人員進行智能化意識灌輸，合同管理人員要不斷地學習專業(yè)性新知識，提高自身綜合水平。重視合同管理人員職業(yè)技能，加強培訓等方式，提高整個管理層面的技能提升。
五、結語
在我國大力推行平臺經(jīng)濟的發(fā)展過程中，物企智慧合同管理搭建工作不斷推進。物業(yè)服務企業(yè)需對智慧合同管理搭建過程中的問題進行深入探討，并在智慧合同管理、標準化等方面提出有針對性的解決措施，以促進企業(yè)合同管理工作有序進行，為我國物業(yè)服務行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供更加有力的案例支撐，也為企業(yè)在合同內部管理過程中提供高效的便利工具。